掌握会议议程、了解参会人员信息：必要时还必须通过邮件等方式提醒相关参会人员的参会时间、会议议题及会议相关议程材料，为后续起草会议纪要提供便利。
掌握参会人员联系方式：提前将会议相关人员联系方式录进手机通讯录。
理事会会议纪要表格通用技巧
1. 快速求和?用 “Alt + =”
Excel的函数功能非常强悍，求和应该是最常用到的函数之一了。只需要连续按下快捷键“alt”和“=”就可以求出一列数字的和。
2. 快速选定不连续的单元格
按下组合键“Shift+F8”，激活“添加选定”模式，此时工作表下方的状态栏中会显示出“添加到所选内容”字样，以后分别单击不连续的单元格或单元格区域即可选定，而不必按住Ctrl键不放。
3. 改变数字格式
Excel的快捷键并不是杂乱无章的，而是遵循了一定的逻辑。
比如你想快速改变数字的格式，比如就能立刻把数字加上美元符号，因为符号$和数字4共用了同一个键。
同理，“Ctrl+shift+5”能迅速把数字改成百分比(%)的形式。
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