1.收集
文件管理：科怡企业版档案系统软件提供了简单的文件管理功能，可以实现收文、发文的录入，电子文件上传，文件处理，档案软件系统提供常用的收发文模版，提供文件检索和报表打印功能。
档案管理：科怡企业版档案系统软件提供文书、会计、科技、声像、实物、人事、资料(参考资料、图书)等标准门类;
报表：科怡企业版档案系统软件中每个档案门类都能够提供标准的档案目录，具有自定义修改报表功能。每页A4纸张可以打印多个卷脊、盒脊。
科怡企业版档案系统软件中档案馆版本能够提供各种馆藏档案数据的著录，包含建国前、建国后和革命历史时期的各种类型的馆藏档案。
通用功能：
录入权限过滤：科怡企业版档案系统软件遇到文件多全宗号时，全宗号列表按档案软件用户所属的全宗权限自动进行过滤。实体分类号录入时，在实体分类列表进行选择，系统自动过滤出当前用户权限范围内数据的实体分类号，按用户全宗、用户部门、当前档案类别进行过滤。
存加功能：科怡企业版档案系统软件录入完一条记录，点击存加，可以直接保存该记录并添加下一条记录。
自动生成字号：科怡企业版档案系统软件中的文号由机关代字、年度和顺序号三部分组成的。机关代字在辅助字典中设置，系统会自动根据年度、机关代字、顺序号生成当前录入数据的文号。
自动生成档号：科怡企业版档案系统软件用户可以选择自动生成档号，档号由系统根据档号各组成项自动生成。用户不选择自动生成档号，录入时，件号不需要录入、档号为空，组卷标识为未组卷。
日期选择：科怡企业版档案系统软件对于日期型的著录项，提供日期型的选择框进行选择输入，以减少用户输入量，提高录入速度和准确性。
自动生成录入项：科怡企业版档案系统软件在数据录入时，录入项属性可以选择加一或继承。例如：件号、顺序号可以自动加一;全宗号、组卷年度、保管期限、案卷号、部门、录入人都可以选择继承。
必录项检查：科怡企业版档案系统软件可以设定某些字段是必录项，必录项为空时，系统会自动提供不能保存。
选择输入：科怡企业版档案系统软件可以由用户自己设定某些文本型字段可以进行选择输入，用户可以通过字典设置，设置好可以选择的范围，在录入时直接进行选择。例如保管期限、密级等字段。
批量修改/替换：科怡企业版档案系统软件具有对某一著录项的多条内容进行批量的替换、更改。内容可通过查询操作来过滤选择。
批量删除：科怡企业版档案系统软件为用户提供对某一著录项的多条内容进行批量删除。内容可通过查询操作来过滤选择。
目录序列：科怡企业版档案系统软件用户可选择按全宗、保管期限、年度等不同的字段序列进行数据分层显示。
快速检索：科怡企业版档案系统软件具有快速检索档号、题名、文号三个字段的快速检索框，方便实用。
隐藏门类树：科怡企业版档案系统软件中门类树可以隐藏起来，增加数据浏览列表的宽度;
隐藏二级模块：科怡企业版档案系统软件用户为了在浏览数据时增加数据列表的宽度，可以隐藏或弹出二级模块。
2.整理
文件期限鉴定：科怡企业版档案系统软件具有通过全宗号、年度、文号、责任者、题名进行查询的功能，在查找结果中选择全部或部分记录进行鉴定，将原字段的空值填写成鉴定的保管期限和分类号，原字段有值时，用鉴定后的值覆盖原值。
档案期限鉴定：科怡企业版档案系统软件中的文件查询条件相同时，系统默认只查询出组卷标识为“未组卷”的档案。进行保管期限和分类号的批量鉴定。
文件归档：科怡企业版档案系统软件具有把文件表中需归档的文件归档到档案表的功能。通过查询，选择需要归档的数据。归档后，文件表中的文件还继续存在，归档状态由需归档改为已归档。
简化组卷：科怡企业版档案系统软件对录入时并未组卷的档案(组卷标识为未组卷、件号、档号为空的档案)能够进行自动生成档号的过程。查询出需要组卷的数据，再通过排序设置组卷文件的件号排列规则，系统可自动生成件号和档号。
撤销组卷：科怡企业版档案系统软件用户可对已完成组卷的数据，进行撤销组卷。档案软件系统自动将撤销的数据的件号、档号清除，将组卷标识改回未组卷。
手工装盒：科怡企业版档案系统软件具有在用户录入档案时不录入盒号，根据档案实体的装盒上架情况，对档案的盒号进行统一赋值的过程。
档案调整：科怡企业版档案系统软件具有对档案的顺序调整和档号重置的过程，包括件号顺序调整、案卷顺序调整、卷内顺序调整。
3.检索
门类检索：科怡企业版档案系统软件提供对文件、档案、资料、图书信息的分门类检索。在同一门类中，可设置查询条件进行检索。
科怡企业版档案系统软件支持门类数据按一定的目录进行序列分层显示，例如归档文件按年度进行分层显示。
科怡企业版档案系统软件支持精确检索、模糊检索、组合条件检索。
快速检索：科怡企业版档案系统软件具有门类数据列表功能，能够提供快速检索框，便于用户随时检索
科怡企业版档案系统软件允许用户自定义查询界面，将常用的查询字段置于界面的易用位置，提供查询效率。
智能检索：科怡企业版档案系统软件检索方式类似于Baidu的检索输入框，档案软件用户不需要选择需要检索的门类和字段，系统在所有的门类和字段中去检索。多关键词带空格检索。
二次检索：科怡企业版档案系统软件支持对上次查询结果再进行进阶查询。从而逐步缩小查找范围，查找到所需文件。
原文检索：科怡企业版档案系统软件支持对原文查询、修改、删除、下载等功能的操作。可查询原文的名称、类型、大小、版本号、作者等相关信息。可对已有的原文进行属性的修改，原文的更替。可删除某一个或一批原文。可下载原文的原始文件。
4.借阅
科怡企业版档案系统软件用户需要查阅其权限范围外的数据时，必须提出借阅申请。本模块主要是档案软件管理员对各种申请进行审批的功能，管理员可以做出同意或拒绝的批复。科怡企业版档案系统软件可以根据不同用户权限，经过档案管理部门严格审批通过才能调阅电子档案原文信息。本模块对实体档案的借阅、归还、催还进行管理;对电子文件的借阅、归还进行管理。
科怡企业版档案系统软件在查询选择需要借阅的档案时，按照利用工作流程进行审批确认，提供借阅服务。对利用进行登记并进行报表输出。实现了电子文件和实体档案的在线借阅、审批、归还，同时提供过程中的消息通知、流程的定值。提供档案借阅利用的信息统计，报表输出。
档案借阅：科怡企业版档案系统软件具有实体档案借阅和电子档案借阅分别申请功能。档案软件系统提供添加、整理、提交等步骤的向导式操作。
借阅查询：科怡企业版档案系统软件中借阅申请人可对所有的借阅单进行查询。查看每个单的申请单、数据明细、审批记录;可以删除申请单。
科怡企业版档案系统软件用户可以按未提交、提交、驳回、审核、关闭等几个状态进行借阅单查询;可以按交时间段、实体或电子借阅等进行借阅单查询。
借阅审批：科怡企业版档案系统软件借阅申请人提交借阅申请后，相关审批人(其申请审批流程在档案软件系统管理的流程设置中进行设置)及档案保管员在登录后，在借阅审批模块可以看到相关的批次，(或是在“我的工作台—待批流程”也会收到相关信息)可点击“查看”按钮来进行审批处理。
科怡企业版档案系统软件的审批人用户可查看申请人及申请借阅的文件明细，决定是否要进行借阅，审批人可以对待批文件逐条进行审批，数据审批后，选择执行借阅。如还需要向上一级领导提交审批，就需要进行提交处理。
科怡企业版档案系统软件的实体借阅人将收到同意借阅实体档案的消息，包括同意借哪份文件，什么时间可以去库房借阅等。
科怡企业版档案系统软件的电子借阅人在电子档案查看模块可以查看已授权的电子档案的原文。
实体档案归还：科怡企业版档案系统软件在实体档案借阅归还后，档案软件系统管理员在系统中进行归还操作。文件状态将改为已归还。
科怡企业版档案系统软件在每一个借阅批次生成一个单号，档案软件系统管理员可按已归还、未归还、过期未归还、三天后到期等不同的状态进行借阅单号的过滤查询，可查看借阅明细。对每个借阅单的多份档案，可以选择全部或部分归还。
催还：科怡企业版档案系统软件管理员可以对到期仍未归还的档案进行催还处理，可以编辑催还消息，并发送邮件至借阅人。
电子档案查看：科怡企业版档案系统软件具有经过审批授权的电子档案模块，借阅申请人在该模块下可以查看已授权的电子档案的原文。
5.保管
科怡企业版档案系统软件的保管模块用于记录库房结构、库房温湿度登记，在档案上架时登记档案存放位置，可通过虚拟库房进行档案的查询。
客房结构设置：科怡企业版档案系统软件可以对多个库房进行设置，每个库房可以同时含密集架及档案柜二种设备。
库房温湿度登记：科怡企业版档案系统软件可以设置库房标准的温度及湿度;设置库房三个不同的登记时间。
科怡企业版档案系统软件能够对每天、不同库房、三个时间时间段，温度和湿度进行登记，一天登记一次室外温度和湿度。
科怡企业版档案系统软件具备不同年度，不同库房进行年温湿度分析表统计功能。
科怡企业版档案系统软件可以按库房、登记时间进行登记数据查询，可以删除登记数据。
档案上架：科怡企业版档案系统软件可以对已上架的档案进行库房存放位置的统一输入，以方便档案管理人员按库房位置进行查找。
科怡企业版档案系统软件具备不同门类，当用户按全宗、年度、期限、分类号、件号、盒号、案卷号等条件查询要上架的档案，选择需要存放的库房位置，该位置如果是空，可以选择上架，如果已经有存放过，可以选择覆盖或是追加。
虚拟库房查询：科怡企业版档案系统软件可以对已经上架的档案进行虚拟库房查询，提供图形方式及门类树型方式查询档案。
6.鉴定
科怡企业版档案系统软件具备对保管期限已到期的文件级/案卷级档案进行鉴定的功能，用户可以决定是否仍有继续保存的价值，如果有则修改保管期限及记载修改情况，继续保存，否则进行销毁。同时本模块也可鉴定档案是否开放、是否控制，达到开放鉴定的功能，系统支持单卷、单件开放，也支持批量开放。
到期鉴定：科怡企业版档案系统软件中档案到期需销毁清册时，档案软件系统提交人将需销毁清册的档案找出，提交申请给审核人，可以多层审批，审核人经过审核批准后，指定执行人进行销毁清册。
开放鉴定：科怡企业版档案系统软件具有保密功能，同时也可以将密级是”绝密”、”机密”、”秘密”的涉密档案，密级改为开放。开放鉴定不需要走审批流程，由档案软件系统管理员直接鉴定开放即可。
7.编研
科怡企业版档案系统软件提供对重要文件汇编、组织沿革、人事任免汇编、全宗指南、基础数字汇编、大事记等档案编研。录入编研记录并添加原文，提供编研模版。
8.统计
科怡企业版档案系统软件的统计功能是以表册或数字的形式，揭示档案和档案工作中诸现象的发展过程及其一般规律的工作，同时也可以让档案软件系统管理员随时掌握馆藏情况。本模块实现了统计档案馆、档案室保存档案、利用档案的情况，并将统计结果以报表形式打印出来。
科怡企业版档案系统软件能够统计出本系统提供按全宗、保管期限、归档年度、实体分类、密级、部门等统计条目的数量或原文数量;包括数据表和图表，图表有饼状图、直方图等。
9.数据管理
科怡企业版档案系统软件支持将DBF、XLS、XLM、TXT等格式数据文件导入或导出系统门类表，可以设置门类表导入导出字段。
科怡企业版档案系统软件具有操作日志查询功能，按日期、门类、操作模块、记录ID、档号等信息进行查询。
科怡企业版档案系统软件具备回收站功能，删除的门类数据和原文可以进行恢复。
10.档案移交
科怡企业版档案系统软件为用户提供在线接收或者离线接收各个立档单位的电子数据和实体数据，并能够根据接收的情况自动进行各种数据的统计和管理。填写移交表进行移交登记。
11.系统设置
科怡企业版档案系统软件的管理系统采用集中管理，分级授权和用户与角色相结合的控制管理模式，使整个系统的应用即保证了良好的灵活性，又保证了数据的安全得到良好的保证。
基本设置：科怡企业版档案系统软件具备密码规则、分级授权、消息服务设置等功能。
密码规则分为三种：科怡企业版档案系统软件的密码由任意字符、最小长度8位且必须由字母数字和特殊符号组成。
消息服务设置：科怡企业版档案系统软件具备对电子文件和实体文件的归还期设置提前通知的功能。
科怡企业版档案系统软件提供常用的门类表，包含文书档案 科技档案(基建档案 设备档案、地质档案)、会计档案、 声像档案、照片档案、实物档案、设备档案。
门类定制：科怡企业版档案系统软件用户可按照自身的业务和管理需求自定义门类结构。
根据模块生成新门类：科怡企业版档案系统软件用户可根据模板生成新的门类;
修改门类表字段：科怡企业版档案系统软件用户可对门类表结构进行字段名称、属性的编辑;
修改录入卡片界面：科怡企业版档案系统软件用户可以根据自己的习惯调整卡片界面上显示字段项、卡片大小、录入框大小、录入字段位置拖动。
全宗号：科怡企业版档案系统软件能够按档案馆分配给立档单位的全宗号录入，无分配代码的单位可参考单位名称自行设置。提供多全宗号管理。提供全宗号及全宗名的录入、删除、修改功能。
实体分类：科怡企业版档案系统软件用户在录入不同全宗时可以独立设定实体分类。
科怡企业版档案系统软件实体分类不限层级，可录入上级分类、类目序号、类目名称、关键词，最底层分类可录入归档范围，包含序号、归档范围、保管期限，提供归档范围的修改和删除功能。
科怡企业版档案系统软件可将某一全宗的实体分类方案导出成EXCEL表格，并可导出归档范围及关键词内容。
科怡企业版档案系统软件的复制分类功能可将某一全宗的实体分类方案复制到另一个全宗。
辅助字典：科怡企业版档案系统软件提供密级、保管期限、部门、文种等字典。可以输入字典内容，用户在录入进行选择。
科怡企业版档案系统软件支持每个全宗有独立的辅助字典;字典也可以从其它全宗进行导入;可以设置字典列表某个值做为默认的字典显示。
档号格式：科怡企业版档案系统软件用户可以选择档号组成项，设置组成项在档号中的排列顺序、长度及组成项的分隔符。
科怡企业版档案系统软件用户在不同的档案门类、不同全宗，可以设置不同的档号格式。
重整档号：科怡企业版档案系统软件用户在调整档号格式后，系统通过重整档号功能对已采用之前档号格式生成的数据重新调整，按新的档号格式重新生成档号。
组织机构：科怡企业版档案系统软件可以通过分级设置单位代码、单位名称、所属全宗、父级单位代码，对组织机构进行设置。
角色：科怡企业版档案系统软件角色即是拥有相同工作性质(系统功能操作权限)的用户组。一个角色可以有多个用户，一个用户又可以拥有多个角色，此模块提供角色的设置。
用户：科怡企业版档案系统软件管理员可对档案软件用户单独设置对功能及数据的操作权限，用户可以继承所属角色和部门的权限。
显示列表设置：科怡企业版档案系统软件具有调整各档案门类浏览列表的显示字段项功能，设置字段显示顺序及宽度。用户可将自定义后的设置存为默认值，系统提供恢复默认值的功能。
字段属性设置：科怡企业版档案系统软件具有对各个档案门类的字段属性如字段是否值继承、是否可为空、是否为权限控制字段、是否可重复、是否自动加一、是否为目录序列字段等属性进行设置的功能。
归档项设置：科怡企业版档案系统软件可以设置文件(包括发文、来文和内部文件)归档到那个档案门类，以及二个表之间字段对应关系。
流程设置：科怡企业版档案系统软件可以对实体档案借阅、电子档案借阅、到期鉴定设定工作流，设置审核人和执行者，审核人支持多个用户，执行者只能是单个用户或是某个角色。
原文FTP方式存储：科怡企业版档案系统软件配置FTP服务器、FTP登录用户、密码、原文存放位置等信息。
邮件配置：科怡企业版档案系统软件发送邮箱设置主要填写SMTP服务器、登录的邮箱地址、密码、发送的邮箱地址等信息。
